Eventos corporativos: a importância dos serviços de facilities e segurança

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Aspectos como recepção, apresentação, organização, limpeza e vigilância contam tanto quanto o conteúdo que será oferecido ao público em eventos corporativos.                      

Eventos corporativos: a importância dos serviços de facilities e segurança

Com o fim do ano, chega o momento de balanço do que passou e também de planejamento do novo período. Para muitas empresas, isso inclui estabelecer o cronograma de eventos corporativos que promoverão. Antecedência nessa organização é apenas um dos fatores para a realização desse tipo de evento. E os serviços de facilities e segurança estão entre as principais demandas que farão toda a diferença no sucesso da ação.

O mercado de eventos corporativos está aquecido e a previsão de especialistas é que ele continue assim. Segundo pesquisa da Associação Latino Americana de Gestores de Eventos e Viagens Corporativas (ALAGEV), a previsão de crescimento mantém-se entre 5% e 10%. A era da experiência é apontada como principal propulsor desse crescimento. 

E para quem tem a organização de eventos corporativos na agenda, prepare-se para receber um público ávido por interação e tecnologia e muito mais exigente quanto à qualidade. Aspectos como recepção, apresentação, organização, limpeza e vigilância contam na avaliação tanto quanto o conteúdo que será oferecido.

A experiência do participante tem relevância para a aprovação do evento e também para o reconhecimento da empresa organizadora. Abaixo, sugerimos uma estrutura que pode ajudá-lo a compor a planilha de facilities e segurança para a realização de eventos corporativos:

1. A escolha do local para eventos corporativos

Eventos corporativos de pequeno porte podem ser realizado na própria empresa, mas eventos maiores exigem a busca de um lugar para sua elaboração. Locais destinados a eventos geralmente oferecem facilities e segurança necessários para garantir a infraestrutura e manutenção durante o acontecimento. 

De qualquer forma, é recomendável avaliar a qualidade desses serviços e também o investimento a ser feito, estabelecendo um comparativo de valores para verificar o custo/benefício. Em caso de contratação externa, vale a pesquisa de valores e também da qualificação das empresas fornecedoras de facilities e segurança. 

Lembre-se que há empresas que conseguem atendê-lo com diversos serviços – da recepção, passando pela limpeza, até a segurança. Isso pode ajudar na hora da contratação e também na gerência durante o acontecimento. 

Afinal, é muito mais fácil alinhar os serviços com um único fornecedor. Fornecedores que trabalham nesse formato podem, ainda, ter propostas mais atraentes do ponto de vista financeiro em relação à contratação dos serviços separadamente.

Para a localização, é preciso pensar ainda em um lugar que una segurança, facilidade de locomoção, conforto para os participantes, além de espaço adequado para o número de pessoas pretendido e para a programação planejada.

2. Infraestrutura

Equipamentos como microfone, computadores e telões, além da ambientação para receber o público são indispensáveis para o planejamento de eventos corporativos. Lembre-se do que falamos no início: a experiência do participante está diretamente ligada à interação e tecnologia. Considere também uma equipe de apoio especializada em facilities para supervisão e manutenção da parte elétrica em alguma eventualidade.

Uma ambientação agradável e funcional também faz toda a diferença. O que seu evento irá oferecer ao público em termos de infraestrutura (como wi-fi gratuito, por exemplo)? Os recursos devem ser previstos, contratados e supervisionados para seu bom funcionamento. 

Abaixo, colocamos alguns itens que devem integrar sua lista:  

  • Internet com potência suficiente para atender ao público previsto;
  • Pontos de energia bem distribuídos para carregar computadores e notebooks;
  • Espaços disponíveis para intervalo — tanto para descanso, quanto para networking;
  • Boa estrutura de áudio e vídeo preparada, inclusive, para imprevistos;
  • Equipes de apoio;
  • Material auxiliar, como mapas e folder com programação (físicos e digitais), para localização das atividades e locomoção pelo espaço do evento;
  • Sistema de tradução, caso o evento inclua a participação de palestrantes estrangeiros.

3. Limpeza

A organização de um evento deve ter em vista o bem-estar e conforto dos participantes. Um dos preceitos básicos para atender a essa questão é oferecer um ambiente limpo. Além disso, a preocupação com a limpeza em eventos demonstra respeito aos participantes.

Em caso de terceirização do serviço, opte por empresas de facilities que ofereçam mão de obra especializada e trabalhem com métodos e produtos profissionais. Considere também a sustentabilidade e o compromisso do fornecedor com a produtividade sem desperdício. 

O atendimento e a personalização também devem ser fatores decisivos para a escolha em facilities. Uma empresa que ofereça avaliação prévia e customização poderá identificar e atender melhor às necessidades de mão de obra e serviços específicos para o seu evento.

4. Segurança

Um ambiente seguro é primordial. Seja qual for o tamanho de seu evento corporativo – pequeno, médio ou grande porte – tenha em mente (e no orçamento) a contratação de uma empresa especializada em segurança, competente para avaliar todos os detalhes e o melhor sistema a ser utilizado em seu evento. E, claro, quanto maior o evento, mais sofisticada deve ser a segurança. A tecnologia torna possível monitoramentos precisos com vigilância eletrônica sistematizada. Mão de obra também será necessário. Uma empresa especializada poderá oferecer a você esses recursos – tanto tecnológicos, quanto humano.

Entre as responsabilidades de uma empresa de segurança para eventos estão:

  • Controle de entrada e saída do local;
  • Vigilância nos espaços internos;
  • Manter a integridade física dos participantes;
  • Manter a integridade do local e dos bens;
  • Controle de objetos de risco;
  • Retirada de infiltrados sem ingresso;
  • Contenção em caso de tumultos;
  • Auxílio na evacuação do local, junto aos bombeiros, em casos emergenciais.

Alvarás e seguros também devem estar entre as providências na realização de um evento. Seguros oferecem coberturas de diferentes tipos, garantindo indenizações em caso de acidentes, cobrindo despesas médico-hospitalares e odontológicas. 

Para os alvarás, caso o local não disponha da autorização, é preciso fazer o requerimento junto à sede administrativa do município. Para conseguir a autorização do órgão público são necessários documentos, como:

  • Contrato de locação;
  • Medidas de limpeza;
  • Certificado da empresa de segurança contratada;
  • Termo de responsabilidade assinado;
  • Cópia de comunicação à polícia e ao corpo de bombeiros.

5. Logística

A logística deve ser pensada do desembarque, entrada e retirada de equipamentos, passando pela recepção e circulação dos participantes até o atendimento das normas de segurança com acessos para evacuação em caso de emergência.

Ter uma estrutura para dar suporte a participantes que venham de fora da cidade ou do país também é um diferencial que pesa na avaliação final. Caso tenha muitos participantes estrangeiros, considere um local próximo a hotéis e até ao aeroporto. 

Em caso de autoridades, a questão envolve também segurança pessoal e é recomendável ter disponível uma equipe de VSPP (Vigilante de Segurança Pessoal Privada) para Proteção Executiva. O serviço inclui a segurança no local e também veículos para transporte e há possibilidade de contratação temporária para o período específico do evento. 

Traslados disponíveis para levar participantes ao espaço do evento também são bem-vindos. Além disso, também é válido pensar em aspectos como estacionamento e fácil acesso para o transporte público, com estações de metrô e pontos de ônibus próximos, ou traslados disponíveis também para essas opções de locomoção.

6. Alimentação

Coffee Breaks e coquetéis são momentos de interação importantes que podem representar networking e novas negociações para os participantes. Tenha cuidado ao contratar os serviços de alimentação. Além do menu e da equipe responsável pelo serviço, verifique os certificados da empresa fornecedora. Tenha ainda um responsável interno para supervisão da qualidade dos alimentos oferecidos. 

Em caso de eventos de grande porte, uma equipe de produção exclusiva para a área de alimentação é recomendável, tanto para gerenciar a contratação das empresas que irão fornecer as opções de lanches e refeições, quanto para a supervisão dos serviços. Planeje também a integração com a equipe de limpeza, que deve ser reforçada nesse ambiente.

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