Gestão de facilities: como organizar a logística das equipes

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Tão importante quanto executar a operação é a cuidar da organização por trás dela. Confira as três principais etapas dessa gestão e descubra quando é hora de alterar o projeto

 

Logística das equipes de limpeza - Como organizar a gestão das equipes

 

O sucesso de uma operação de facilities depende de vários fatores: profissionais bem treinados, equipamentos corretos, adequação aos ambientes… Um dos pontos mais importantes para que esses fatores sejam bem sucedidos é a organização e a logística das equipes. Nessa fase do planejamento, são definidos o tamanho dos grupos, seu plano de ação e seu cronograma diário de trabalho.

Encontrar esse balanço, com equipes bem distribuídas que consigam executar suas funções sem sobrecarga, é um trabalho dividido em três etapas principais: planejamento inicial, cronograma de ação e rotina de supervisão. Confira a seguir um pouco sobre cada uma delas:

 

Planejamento inicial

 

Na primeira etapa do projeto, é responsabilidade da empresa de facilities determinar um especialista para realizar o planejamento da operação. O profissional deve levar em conta a metragem do local, o mobiliário presente e o material que compõe o ambiente. Cada informação influi tanto na definição de quantidade de pessoas envolvidas quanto na escolha de produtos e equipamentos utilizados.

Mas não basta apenas considerar a metragem. O planejamento de levar em conta todas as variáveis e adaptar a operação a partir delas. Por exemplo, um ambiente de 100m², sem mobiliário e que exija apenas uma limpeza superficial (como um galpão com pouca circulação de pessoas) recebe uma operação diferente da de um escritório, com os mesmos 100m², com alta circulação de funcionários e piso acarpetado. Ou seja: tanto as características físicas quanto as comportamentais influem nas decisões de logística.

Também é indispensável considerar se o local oferece algum risco (como ambientes hospitalares e indústrias químicas), para definir se os profissionais vão precisar de equipamentos ou treinamentos específicos para atuar com segurança.

 

Cronograma de trabalho

 

A partir do planejamento inicial, uma nova etapa começa: a organização dos cronogramas e planos de trabalho. Nessa fase, as equipes que irão atuar diariamente nos locais recebem o suporte de outra equipe, responsável pela definição das ações. Esse suporte é responsável pela divisão de tarefas entre os profissionais presentes, organizando também os horários para realização de cada procedimento, o uso de produtos e a quantidade de tempo a ser gasta em cada tarefa.

Esse cronograma serve de guia para a equipe alocada e ajuda a manter uma rotina de trabalho que evita sobrecargas, desperdícios e falhas no processo. Uma vez definido um plano, ele passa a servir de indicativo de qualidade e rendimento, podendo ser referência para alterações futuras caso, por exemplo, seja necessário incluir mais profissionais na operação ou rever a quantidade de ações diárias.

 

Rotina de visitas e supervisão

 

Após a definição do cronograma, é importante que exista uma rotina de visitas do supervisor da operação. Essas visitas servem para acompanhar a adaptação dos profissionais ao plano de trabalho, observando também se o ele está adequado à realidade da empresa e identificando dificuldades e problemas que precisem ser corrigidos.

A vistoria deve acontecer ao longo de toda a operação, não somente no início, como as outras etapas. Isso porque a rotina previamente definida deve ser mantida sempre, para garantir a eficiência constante do trabalho. A presença do supervisor é importante para assegurar que as definições serão seguidas.  

 


 

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Adaptação de projetos: quando é hora de alterar?

 

Um indicativo de que as definições precisam ser revistas é a diminuição na produtividade. Por exemplo, a identificação de que um ambiente está ficando sujo com mais frequência ou que a operação está levando mais tempo para ser executada. Em ambos os casos, é importante definir quais são os motivos que levaram a essa queda. Se a causa for um funcionário em licença médica, a simples substituição temporária pode resolver o problema. Mas caso o ambiente em si tenha tido alterações – mudança de mobília, reformas, acréscimo de um banheiro no andar, etc. -, pode ser necessário voltar às primeiras etapas e refazer o planejamento. Com isso, é possível readaptar o plano e as equipes à nova realidade, para garantir uma operação de sucesso.   

 


 

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