Métricas em facilities: como medir a qualidade dos serviços de limpeza?

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Com as métricas certas, avaliar os serviços de limpeza pode gerar insights importantes para o planejamento da operação.

 

Métricas em facilities para mediar a qualidade da limpeza

 

Avaliar a qualidade dos serviços de facilities é imprescindível, mas nem sempre é uma tarefa simples. Evitar a subjetividade na avaliação exige o uso de métricas confiáveis e constantes. Com isso, é possível criar métodos que permitam o comparativo e, por consequência, a identificação e correção de pontos de melhoria.

Embora os métodos tradicionais de registro e monitoramento dos serviços, como planilhas em papel, ainda sejam muito comuns, a tecnologia ganha  cada vez mais espaço. Isso porque aplicativos e softwares integrados permitem acompanhamento das tarefas em tempo real pelo gestor, com maior precisão na análise. Essa tecnologia também permite a pronta resposta em casos que exigem intervenção direta – como manutenção de equipamentos.

Confira a seguir algumas das principais métricas utilizadas em facilities e que insights elas podem fornecer para a sua gestão!

 

Tempo da limpeza

 

Uma das principais métricas a levar em conta é o tempo da limpeza. Identificar quanto tempo em média a equipe ou o profissional levam para limpar cada ambiente é um dado importante. A partir dele, é possível definir cargas de trabalho e até mesmo compreender se o tempo utilizado afeta ou não o fluxo de pessoas no local. Por exemplo, em limpezas que exijam a interdição temporária do espaço, é importante contar com essa métrica para definir em qual horário essa interdição gera menos transtornos aos usuários.

Conhecer a média de tempo também ajuda a identificar problemas a serem corrigidos. Se um banheiro levava 30 minutos para ser limpo e passou a levar 50, é preciso compreender a origem da alteração: houve uma redução na equipe? Alguma característica do ambiente mudou (como novas portas ou instalações)? Os equipamentos utilizados são adequados para a demanda? Com as respostas, será possível corrigir problemas ou recalcular a demanda de insumos e pessoas.

 

Frequência da limpeza

 

Indicadores sobre a frequência da limpeza também fornecem dados importantes ao gestor, principalmente sobre o cumprimento ou não do planejado. Ao definir a operação, o gestor já deve determinar a frequência  da limpeza de cada ambiente. Como métrica, é preciso acompanhar para checar se a frequência necessária está sendo cumprida – seja ela diária, semanal ou mensal. Acompanhar a frequência de limpezas extras solicitadas também pode resultar em alterações no planejamento, caso seja identificada uma demanda maior do que a esperada.

 

Risco biológico: bioluminescência e método Swab

 

Ambientes com alto risco de contaminação, como hospitais, clínicas e indústrias alimentícias ou farmacêuticas podem contar com uma verificação exta como métrica avaliativa. Após uma limpeza em uma enfermaria, por exemplo, é possível utilizar bioluminescência (luz negra) para checar se os agentes biológicos foram eliminados de fato pela operação. Trata-se de um demonstrativo importante, principalmente no momento da implantação de uma nova equipe ou um novo profissional.

Com a mesma intenção, também é possível utilizar o método Swab em superfícies. Nele, recolhe-se uma amostra do contato com as superfícies (seja do hospital, clínica ou maquinário industrial) com um tipo de cotonete (o swab). Em alguns casos, o próprio swab apresenta uma reação visível após alguns minutos, caso apresente contaminação. Em outros, a amostra é encaminhada para análise clínica e permite a identificação de patogênicos no local.

 

Índice de abstenções


Metrificar as abstenções da equipe de facilities pode ser uma forma de identificar se os procedimentos corretos de trabalho estão sendo seguidos. Equipes com índices altos de abstenções entre os profissionais podem ser indicativos de que a equipe está ficando doente com mais frequência. É uma oportunidade para reforçar os treinamentos e reafirmar as práticas seguras: quando foi realizado o último treinamento da equipe? O equipamento usado é ergonômico? Os produtos utilizados podem estar causando reações alérgicas? Os profissionais utilizam luvas, máscaras e calçados adequados para a tarefa? Fazem uso de EPIs? Etc.

 

Outras métricas

 

Dependendo do setor, outras métricas podem ser utilizadas. Pesquisas de satisfação com os usuários pode ser uma métrica interessante em shoppings centers e edifícios de alto padrão, por exemplo. É importante definir com clareza quais os pontos mais sensíveis da operação e identificar as métricas que melhor se alinham à esse objetivo.

 


 

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