Plano de contingência: lidando com o imprevisto para garantir a operação

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Por Sérgio Souza, CEO da G4S no Brasil


Plano de contingência

Contingência é definido como uma eventualidade, um acaso, um acontecimento que tem como fundamento a incerteza de que pode ou não acontecer. Quando falamos de plano de contingência, estamos falando em nos preparar para algo que pode nunca acontecer, mas, se de fato ocorrer, pode gerar grandes impactos para sua operação.

Estando clara esta definição, entramos em uma situação que é uma velha conhecida para qualquer gestor: você estrutura um plano de operação completo. Distribui estrategicamente as equipes, instala toda a infraestrutura tecnológica, treina cada um dos operadores, equipa seu time com o que há de mais moderno, cobre todas as frentes e está pronto para uma operação eficiente e livre de riscos.  Mas, de repente, um dos membros do time adoece. Uma tempestade deixa todo o bairro sem energia elétrica. A via de acesso ao local fica interditada por conta de um acidente de trânsito. Acontece uma greve. O servidor online para de responder. E agora, o que fazer?

Preparar-se para o imprevisível. É essa a essência de um plano de contingência, o melhor amigo do gestor na hora de garantir que as operações de segurança ou de facilities cumprirão com o esperado – ainda que o inesperado aconteça. Para um fornecedor, isso é ainda mais importante. Garantir a operação é assegurar, principalmente, o cumprimento de um acordo firmado com o cliente mesmo nas situações adversas.

Veja bem, colega gestor: um plano de contingência não tem como objetivo evitar que os problemas aconteçam, mesmo porque vários deles fogem ao nosso controle. Não há meios de parar uma tempestade. É possível assegurar que a rede de transmissão elétrica pública não terá falhas? De que forma garantir que os funcionários não terão seus próprios imprevistos no trajeto ao trabalho? Não há como prever coisas desse tipo, da mesma forma que não é possível saber quando elas acontecerão. Por isso, o plano de contingência é tão importante. Ele garante que, independente do que ou quando aconteça, a empresa estará pronta para reagir rapidamente, intervindo para restabelecer a operação no tempo mais breve possível.

 

“Ter um plano de contingência é estar sempre preparado para reagir.”

 

Como em nosso dia a dia os imprevistos não acontecem com frequência, os planos de ação emergenciais não são lembrados tanto quanto deveriam. Muitas vezes, é preciso que um problema aconteça para mostrar que a empresa não estava pronta para lidar com ele. Isso acontece tarde demais para conter as consequências dessa falta de planejamento, gerando perdas desnecessárias. Por isso, é sempre hora de questionar: “meu fornecedor está preparado para garantir a operação, independente das condições?”.

Ter um plano de contingência é estar sempre preparado para reagir. Isso exige um time muito bem treinado, ciente de suas responsabilidades e apto para colocar em ação procedimentos emergenciais adequados. Tem que começar com o gestor na matriz e ir até o profissional em campo, na segurança ou nos facilities: a contingência é uma responsabilidade compartilhada entre todos os membros da operação.  

É claro que é impossível estar preparado para TODOS os imprevistos. Porém, com uma estrutura sólida e treinamentos constantes de toda a equipe, há grandes chances de que um plano de contingência existente possa ser adaptado para uma situação similar. Por exemplo: pode ser a empresa não tenha previsto que dois colaboradores ficariam doentes no mesmo dia. Mas se ela estiver preparada para providenciar substitutos capacitados, independente do motivo, conseguirá reagir em tempo hábil para manter a operação.

Ambientes críticos, cujas operações não podem ser comprometidas por falhas – como indústrias e hospitais – devem levar os planos de contingência com análises mais profundas.

É crucial a você gestor, exigir do seu fornecedor de segurança e facilities que os planos sejam realizados, testados e revistos de tempos em tempos, mesmo que a operação esteja seguindo conforme o planejado. Lembre-se: ter um plano de contingência é estar pronto para o imprevisível. Esteja preparado!

 


Foto Sergio Souza CEO G4S BrasilSérgio Souza é CEO da G4S no Brasil desde 2015, liderando mais de 20.000 colaboradores, e Conselheiro da Britcham desde 2017. Tem formação acadêmica em Estatística pela Unicamp e Business Management pela Northwesthern University – Kellog School of Management. Com 20 anos de experiência em cargos de liderança, iniciou a sua carreira na Pirelli e chegou à posição de COO na GE Capital. No início dos anos 2000, foi Chief Operating and Technology Officer da Visa Vale e, em 2008, assumiu como CEO da Interfile. Também foi CEO da Teleperformance – líder global em gestão omnicanal de relacionamento e experiência do consumidor.


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