3 passos para montar a recepção dos sonhos

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Uma recepção bem estruturada pode ser o cartão de visitas ideal para a sua empresa. Veja como montar a sua!

 

3 passos para montar a recepção dos sonhos

 

Muitas vezes, o primeiro contato físico de um cliente com a empresa é sua passagem pela recepção. Mesmo para os funcionários, a equipe da recepção pode ser o primeiro contato do dia. Por isso, é essencial que ela não seja negligenciada: uma recepção é capaz de causar impactos significativos e duradouros, positiva ou negativamente.

Para ajudá-lo a entender melhor como esse setor da empresa pode ser organizado, preparamos um guia com três passos simples para garantir que a sua recepção cause boas impressões e ajude a fixar uma boa lembrança sobre a sua empresa desde o primeiro momento. Confira as dicas a seguir e monte a sua recepção dos sonhos!

 

1. Encontrar a equipe ideal

 

A parte mais importante para uma recepção é a sua equipe de profissionais. Encontrar bons recepcionistas, aptos para a função, é indispensável para garantir o bom andamento do setor. Algumas características do profissional ideal são:

 

  • Cordialidade e formalidade
  • Responsabilidade
  • Boa memória
  • Pontualidade
  • Agilidade
  • Proatividade
  • Cuidados pessoais e com a aparência

 

Também é importante que a recepcionista seja atenciosa aos detalhes e sensível ao ambiente ao redor. É interessante que ela perceba, por exemplo, se o visitante parece tenso, ansioso ou perdido, para oferecer ajuda ou mesmo acionar a segurança caso considere um risco. A interligação entre os setores também é indispensável, já que o trabalho da recepcionista não se limita ao balcão. O bom relacionamento entre a recepção, a segurança, a copa e o administrativo ajuda a garantir o andamento adequado de reuniões e um atendimento ágil e complementado entre os setores.

 

2. Proporcionar as ferramentas corretas

 

Para realizar as atividades da melhor forma possível, é importante que os profissionais tenham as ferramentas certas disponíveis. Em uma recepção, os principais itens para garantir o bom trabalho são o computador com internet, o telefone e, em muitos casos, o celular. Aplicativos como o Whatsapp ou Hangouts podem ser úteis para celulares corporativos, permitindo o contato rápido com os profissionais da empresa, mesmo que eles não estejam próximos de suas mesas. Com isso, é possível que o recepcionista localize pessoas rapidamente, garantindo um retorno mais rápido para os visitantes na recepção.

O impacto da boa imagem da recepcionista também pode ser reforçado com apoio da empresa. O fornecimento de uniformes e a padronização de penteados e maquiagem pode ajudar a reforçar a imagem que a empresa quer passar. Uma empresa com imagem formal pode exigir um uniforme com vestuário mais clássico. Já uma que exija mais movimento das recepcionistas – como um hospital – pode trabalhar com um uniforme que permita mais agilidade.

 

3. Preparar o ambiente

 

Uma boa recepção precisa ser um ambiente agradável. Considerando que muitas vezes esse é um espaço de espera, é importante considerar a iluminação, mobiliário e conforto do local. É essencial que esse espaço esteja limpo e organizado e permita que a impressão do visitante seja positiva, logo à primeira vista. Música e aromas também ajudam no marketing sensorial. Cadeiras confortáveis, plantas e revistas relacionadas ao setor ajudam a compor um bom ambiente para a recepção perfeita.

 


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